Приватні скриньки та повідомлення e-mail [priv]

У системі Intum за замовчуванням повідомлення видимі для осіб, які мають права доступу до даної скриньки чи відділу. Однак існують ситуації, коли зміст кореспонденції має залишатися конфіденційним (напр. рекрутинг, кадрові справи чи кореспонденція керівництва). Ви можете забезпечити це двома способами: налаштувавши всю скриньку як приватну або позначивши окремі листи.

1. Приватна скринька

Приватну скриньку налаштовують на рівні її редагування. Після активації цієї опції доступ до повідомлень матимуть виключно її власник (особа, відповідальна за скриньку) та Власник облікового запису. Інші користувачі не побачать ані списку листів, ані їх змісту.
Як налаштувати скриньку як приватну?

1. Перейдіть у Меню (чотири крапки) -> Mail -> Поштові скриньки.
2. Натисніть на редагування вибраної скриньки.
3. У розділі «Поштова скринька» знайдіть перемикач Приватна.
4. Пересуньте повзунок в активне положення (синє) і натисніть Зберегти.
   

2. Позначення окремих листів як приватних [priv]

Навіть якщо ви користуєтеся спільною, загальнодоступною корпоративною скринькою, ви можете зробити конкретне повідомлення конфіденційним. Для цього слугує позначка [priv].

• Як це працює? Достатньо в темі повідомлення (на початку, всередині чи в кінці) дописати фразу [priv].
• Видимість: Так позначене повідомлення стає доступним виключно для відправника та отримувача. Інші працівники, навіть якщо мають доступ до тієї самої скриньки, не зможуть переглянути зміст листа.
• Безпека в пошуку: Заголовки листів, позначених як приватні, автоматично виключаються з результатів пошуку для осіб без прав доступу. Це гарантує, що навіть випадковий пошук фрази, що міститься в темі, не розкриє змісту конфіденційної кореспонденції.

3. Права доступу та доступ до приватних листів

Доступ до кореспонденції, позначеної як приватна, а також до цілих приватних скриньок не надається постійно всім - ним можна точно керувати.

• Доступ за замовчуванням: Його завжди має Власник облікового запису (Головний адміністратор). Він має доступ до кожного повідомлення в системі, незалежно від його статусу приватності.
• Керування через Ролі: Якщо ви хочете надати доступ до приватних листів іншим особам (напр. заступнику директора чи аудитору), ви можете налаштувати це в розділі Ролі.
  1. Перейдіть до: чотири крапки -> розділ Обліковий запис -> Ролі.
  2. Відредагуйте вибрану роль.
  3. У розділі прав доступу щодо пошти знайдіть опцію Доступ до приватних листів.
  4. Після позначення цієї опції кожен користувач, призначений до цієї ролі, бачитиме зміст, позначений тегом [priv].

Порада: Будьте особливо обережні під час надання цього права доступу. Рекомендуємо обмежувати його виключно особами, які справді повинні здійснювати нагляд за конфіденційною документацією у фірмі.

4. Як розпізнати приватний лист у списку?

У списку всіх повідомлень лист, позначений як приватний, видимий лише для осіб, залучених до розмови.

Важливо: Якщо ви як особа без прав доступу спробуєте перейти за прямим посиланням на приватний лист чи приватну скриньку, система відобразить повідомлення про відсутність прав доступу.

Коли варто застосовувати ці рішення?

• [priv] у темі: Ідеально при надсиланні чутливих документів (напр. резюме нового працівника, скани договорів) на загальну офісну адресу.
• Приватна скринька: Рекомендована для відділів HR, Бухгалтерії та Керівництва, де більшість кореспонденції за задумом не має бути публічною для решти команди.