Що таке автовідповідач?
Автовідповідач - це автоматична відповідь, що надсилається відправнику, коли хтось напише на вашу скриньку. Типове застосування - інформація про відпустку: «Я недоступний до 25 квітня, у термінових справах пишіть на [email protected]».
Автовідповідач можна ввімкнути постійно або налаштувати на конкретний період (напр. з понеділка по п’ятницю, з 1 по 14 липня). Можна також обмежити його вибраними годинами - корисно, коли ви хочете інформувати клієнтів, що поза робочими годинами ніхто не відповість одразу.
Налаштування
- Перейдіть у Mail -> Скриньки
- Натисніть на скриньку, яку хочете налаштувати
- Розгорніть Більше опцій
- Знайдіть розділ Автовідповідач
Поля для заповнення
Увімкнути автовідповідач - головний перемикач. Після увімкнення з’являться інші поля.
Період дії:
- Дата початку та Дата завершення - діапазон дат, у якому автовідповідач активний. Якщо залишите порожнім, автовідповідач діє без часового обмеження
- Години - опціональний діапазон годин (напр. 17:00 - 08:00, щоб інформувати про відповіді лише вранці). Якщо залишите порожнім, автовідповідач діє цілодобово
- Часовий пояс - за замовчуванням часовий пояс вашого облікового запису
Текст відповіді:
- Тема - тема листа з автоматичною відповіддю (обов’язково)
- Текст - текст повідомлення, редактор з форматуванням та можливістю додавання зображень (обов’язково)
Приклади використання
Відпустка
Дата з 1.07 по 14.07, години порожні (цілодобово):
Тема: Я у відпустці
Вітаю, дякую за повідомлення. Я у відпустці до 14 липня. Відповім після повернення. У термінових справах прошу звертатися до Ані Ковальської: [email protected]
Поза робочими годинами
Дати порожні (завжди), години 17:00 - 08:00:
Тема: Відповімо вранці
Дякуємо за повідомлення. Наша команда працює в години 8:00 - 17:00. Відповімо наступного робочого дня.
Постійно (напр. архівна скринька)
Дати порожні, години порожні:
Тема: Ця адреса не обслуговується
Ця адреса e-mail більше не активна. Просимо звертатися на нову адресу: [email protected]
Швидке увімкнення та вимкнення
Якщо у вас налаштований текст автовідповідача, вам не потрібно щоразу заходити в редагування скриньки. У списку скриньок (Mail -> Скриньки) доступні кнопки для швидкого увімкнення/вимкнення автовідповідача на всіх ваших скриньках одночасно.
Корисно, коли ви від’їжджаєте - одне натискання вмикає автовідповідач на всіх скриньках. Після повернення - одне натискання вимикає.
Хто може налаштовувати автовідповідач?
- Адміністратор (право доступу mailboxes) - повне налаштування всіх скриньок
- Власник скриньки - налаштування автовідповідача на своїй скриньці (усі поля)
- Маркетинг (право доступу mailboxes_marketing) - лише редагування теми та тексту, без часових налаштувань
Автовідповідач та заміщення
Автовідповідач інформує відправника, що нікого немає - але не вирішує проблему. Клієнт знає про відсутність, але сам має вирішити, що далі.
Якщо вам важливо, щоб клієнт отримав відповідь одразу (без перекладання на нього пошуку заступника), варто поєднати автовідповідач із системою відсутностей та заміщень. Автовідповідач поінформує, а механізм заміщень переспрямує звернення до когось, хто справді відповість.