Циклічні завдання ви знайдете в Organize > Налаштування > Циклічні завдання. Звідти ви можете створювати нові та редагувати наявні.
Стандартно циклічне завдання створює нове завдання при кожному запуску. Якщо попереднє не було закрите, у системі з’являються дублікати тієї самої теми. Наприклад, “Перевір рахунки” може накладатися щотижня, і за місяць ми маємо 4 відкриті завдання про те саме.
Поле group_period у циклічних завданнях розв’язує цю проблему. Замість створювати наступне завдання, система шукає наявне в даному періоді і повторно його використовує.
Як це працює
У формі циклічного завдання є поле “Групування в періоді” з опціями:
- week - одне завдання на тиждень
- month - одне на місяць
- quarter - одне на квартал
- year - одне на рік
- all - завжди те саме завдання, незалежно від періоду
Коли поле встановлене, при наступному запуску циклічності система перевіряє, чи в даному періоді вже існує завдання, створене цим recurring. Якщо так:
- Не створює нового завдання
- Якщо наявне завдання закрите, відкриває його знову
- Оновлює дату виконання на нову
- Якщо змінився відповідальний (бо, наприклад, хтось відредагував recurring), додає коментар про зміну призначення
Якщо в даному періоді ще немає завдання, створює нове звичайним чином.
Приклад
Recurring “Огляд витратних рахунків”, встановлений на щотижня з group_period: week.
Понеділок: система створює завдання і призначає його Ані.
Середа: recurring запускається знову (бо, наприклад, хтось запустив вручну), але завдання цього тижня вже існує. Нічого не відбувається.
Наступний понеділок: новий тиждень, нове завдання.
Якби Аня не закрила завдання з попереднього тижня, воно залишається таким, яким є, лише зміниться дата виконання і завдання піде вгору списку. Нове завдання створюється лише для нового періоду.
Коли використовувати
Поле group_period має сенс при завданнях, що стосуються конкретного розрахункового періоду або повторюваної дії, де другий екземпляр не додає нічого нового. Типові випадки:
- місячні розрахунки та звіти
- щотижневі огляди (backlog, рахунки, звернення)
- квартальні аудити
- річні поновлення (сертифікати, ліцензії, договори)
Для завдань, де кожне виникнення - це окрема справа (наприклад, “Надішли newsletter”), краще залишити поле порожнім і дозволити системі створювати нові завдання звичайним чином.