Dział w systemie to struktura organizacyjna Twojej firmy. Zamiast tracić czas na chaos w obowiązkach i ręczne rozdzielanie wiadomości, działy pozwolą Ci połączyć użytkowników, skrzynki pocztowe, szablony i uprawnienia w jedną, sprawnie działającą całość.
Co zyskujesz dzięki wprowadzeniu działów?
- Perfekcyjną organizację poczty i zadań: Skrzynki pocztowe, foldery, szablony wiadomości oraz zadania i projekty mogą być na stałe przypisane do konkretnego zespołu (np. Sprzedaż, Support).
- Automatyczny routing e-maili: Wiadomości od klientów trafiają od razu do odpowiedniego działu.
- Profesjonalny wizerunek w stopce: Telefon i email działu mogą automatycznie pojawiać się w stopce wiadomości. Klient widzi bezpośredni kontakt do zespołu, który go obsługuje, a nie ogólne, generyczne dane firmy.
- Kontrolę nad widocznością danych: Możesz ograniczyć, kto widzi klientów, kontakty, interesy, projekty i e-maile - każdy pracownik pracuje wtedy tylko na danych swojego zespołu.
Jak stworzyć nowy dział? (Krok po kroku)
Konfiguracja jest błyskawiczna i intuicyjna. Przejdź do: 4 kropki → Konto → Działy i kliknij ikonę + (Nowy dział).
Wypełnij formularz:
- Nazwa - unikalna nazwa w ramach Twojego konta (np. “Sprzedaż”, “Wsparcie techniczne”).
- Opis - Twój opcjonalny opis przeznaczenia działu.
- Użytkownicy - wskaż i przypisz pracowników do tego działu.
- Skrzynki - przypisz odpowiednie skrzynki pocztowe.
- Telefon i Email działu - opcjonalne dane kontaktowe, które system wykorzysta w stopkach e-mail.
Na koniec kliknij Zapisz.
Ważna informacja: Jeśli w przyszłości usuniesz dział, system zabezpieczy Twoje dane - przypisane skrzynki oraz szablony wiadomości NIE zostaną usunięte, a jedynie bezpiecznie odpięte.
Ograniczanie widoczności danych po działach
Sam podział na działy niczego jeszcze nie ukrywa - to tylko etykieta na rekordach. Dopiero osobny przełącznik sprawia, że pracownik widzi wyłącznie dane swojego zespołu. Obejmuje to klientów i kontakty CRM, interesy, projekty oraz wiadomości e-mail.
Gdzie to włączyć?
Przejdź do Ustawienia konta i znajdź przełącznik „Ogranicz widoczność danych do działu”:
- Wyłączony - mechanizm nie działa, wszyscy pracownicy widzą dane wszystkich działów.
- Włączony - pracownik widzi tylko rekordy z działów, do których jest przypisany.
Nic nie włącza się samo. Nawet gdy założysz kilka działów, ograniczenie pozostaje wyłączone, dopóki administrator świadomie go nie włączy. Dla przypomnienia na liście działów (Konto → Działy) pokazuje się informacja, że ograniczenie jest wyłączone, wraz z linkiem do ustawień konta.
Przy wyłączaniu system poprosi o potwierdzenie - to moment, w którym wszyscy pracownicy odzyskują podgląd na dane pozostałych działów.
Kto widzi wszystko: uprawnienie „Widzi dane wszystkich działów”
To uprawnienie administracyjne. Właściciel i administrator mają je z definicji i podział na działy ich nie ogranicza. Zwykły pracownik go nie ma, więc po włączeniu przełącznika od razu widzi tylko swoje działy.
Jeśli ktoś spoza administracji ma zachować pełen podgląd na firmę (np. kierownik sprzedaży albo osoba pracująca między zespołami), nadaj mu to uprawnienie w roli:
- Przejdź do Ustawienia → Role.
- Otwórz rolę tej osoby (lub stwórz nową, np. „Kierownik - widzi wszystkie działy”).
- Zaznacz uprawnienie „Widzi dane wszystkich działów” i zapisz.
- Przypisz rolę użytkownikowi w jego profilu.
Co ustawiasz przy konkretnym użytkowniku
Gdy ograniczenie jest włączone, w profilu użytkownika (Ustawienia → Użytkownicy → edycja) pojawiają się dwa ustawienia widoczne tylko dla administratora:
- Działy - lista działów, do których należy ta osoba. Widzi dane wyłącznie z nich. To samo przypisanie możesz zrobić od drugiej strony, edytując dział i wskazując użytkowników.
- Dostęp do danych bez działu - decyduje, czy użytkownik widzi rekordy, które nie mają przypisanego żadnego działu. Domyślnie jest zaznaczony.
Ten drugi checkbox jest ważny przy wdrożeniu, bo dane sprzed wprowadzenia działów zwykle nie mają przypisanego działu. Dopóki jest zaznaczony, nikomu nic nie znika z listy - pracownik widzi swoje działy plus wszystko, co jest bez działu. Odznacz go, gdy chcesz pełnej izolacji: wtedy taka osoba widzi wyłącznie rekordy swoich działów, a klient bez działu jest dla niej niedostępny również przez bezpośredni link (system pokazuje stronę „nie znaleziono”).
Tworzenie klientów przez pracowników
Gdy ograniczenie jest włączone, osoba bez uprawnień administratora i bez dostępu do danych bez działu musi przypisać nowego klienta do działu. Żeby nie dochodziło do pomyłek, pole „Dział” w formularzu pokazuje jej wyłącznie te działy, do których sama należy. Użytkownik z zaznaczonym „Dostęp do danych bez działu” może zapisać rekord bez wskazania działu.