Dodawanie klienta

Klient reprezentuje firmę albo osobę, z którą współpracujesz - to na nim trzymasz dane rejestrowe (nazwa, NIP, adres) i wokół niego gromadzi się cała historia współpracy: kontakty, interesy, e-maile, połączenia, zadania i dokumenty. Jedyne pole wymagane na formularzu to Nazwa.

Ten artykuł opisuje dodawanie pojedynczego klienta. Wielu klientów naraz wgrasz z pliku CSV/TSV/ XLSX albo pobierzesz z konta Fakturownia.pl - patrz Import z pliku i Synchronizacja z Fakturownia.pl.

Firma czy osoba prywatna

Pod Pokaż opcje dodatkowe jest checkbox Firma - zaznaczony oznacza, że klient jest podmiotem gospodarczym (firmą, instytucją), odznaczony - że jest osobą prywatną. To pole porządkuje dane na liście i w filtrach, nie blokuje żadnych innych pól formularza.

Osobno pole Typ (kind) opisuje relację biznesową z klientem: Klient, Dostawca, Klient i dostawca albo Partner.

Podstawowe pola

Zawsze widoczne na formularzu:

• Nazwa - nazwa firmy albo osoby. Jedyne pole wymagane do zapisania klienta,
• NIP - numer identyfikacji podatkowej. Musi być unikalny w koncie - patrz Duplikaty,
• Imię i Nazwisko - dane osoby kontaktowej po stronie klienta, gdy klient jest osobą prywatną albo gdy chcesz zapisać konkretną osobę bez zakładania osobnego kontaktu,
• Stanowisko - stanowisko tej osoby,
• E-mail i Telefon - dane kontaktowe klienta. Telefon wybierasz razem z prefiksem kraju,
• Website - adres strony internetowej klienta,
• Status - etap, na którym jest klient (widoczny, gdy w koncie skonfigurowano statusy dla klientów). Decyduje też o kolumnie na tablicy Kanban - patrz Lista klientów,
• Tagi - dowolne słowa kluczowe do porządkowania i filtrowania klientów,
• Kategoria - kategoria klienta, gdy w koncie takie są skonfigurowane,
• Osoba odpowiedzialna - kto opiekuje się klientem. Wpływa na to, kto go widzi, gdy w koncie włączone są uprawnienia „widzę tylko swoich klientów” - patrz Dział i dostęp,
• Ulica, Kod pocztowy, Miasto, Kraj - adres siedziby klienta,
• Notatka - notatka ogólna widoczna od razu na karcie klienta,
• Zdjęcie - logo firmy albo zdjęcie osoby, widoczne na liście i karcie klienta.

Pobieranie danych z GUS

Przycisk Pobierz dane z GUS (obok formularza, na ekranie dodawania i edycji klienta) otwiera okno, w którym pobierasz dane rejestrowe firmy z polskiego rejestru GUS po numerze NIP, REGON lub KRS:

1. Wpisz numer i kliknij Pobierz.
2. System pokazuje tabelę z polami, które różnią się między aktualną wartością na formularzu a wartością znalezioną w GUS - dla każdego pola osobno wybierasz, którą wartość zastosować (kliknięcie w nagłówek kolumny Aktualna wartość albo Wartość z GUS zaznacza od razu całą kolumnę).
3. Przycisk Zastosuj zaznaczone przenosi wybrane wartości na formularz - klienta zapisujesz dopiero standardowym przyciskiem formularza.

Okno działa też na pustym formularzu (nowy klient) - wtedy każde pole z GUS liczy się jako różne od pustego.

Pokaż opcje dodatkowe

Rzadziej używane pola chowają się pod Pokaż opcje dodatkowe:

• Zewnętrzne ID - identyfikator z zewnętrznego systemu (importu, integracji). Musi być unikalny w koncie - patrz Synchronizacja z Fakturownia.pl,
• Nazwa skrócona - skrócona forma nazwy, używana tam, gdzie pełna nazwa się nie mieści,
• Typ - patrz Firma czy osoba prywatna,
• Data pierwszego kontaktu - kiedy nawiązano kontakt z klientem,
• Reguła SLA - pole widoczne, gdy w koncie działa moduł Automatyzacja i jest w nim co najmniej jedna aktywna reguła eskalacji. Wątki e-mail tego klienta, na które nikt nie odpowie w czasie z reguły, podniosą alarm według jej kroków,
• Firma - patrz Firma czy osoba prywatna,
• Dane wrażliwe - oznaczenie klienta jako mającego dane szczególnie chronione,
• Drugi numer - dodatkowy numer telefonu, np. komórkowy,
• Faks - numer faksu,
• REGON - numer REGON,
• PESEL - numer PESEL, gdy klient jest osobą prywatną. Musi być unikalny w koncie - patrz Duplikaty,
• Województwo i Powiat - lokalizacja klienta w Polsce,
• Drugi adres - włącznik odsłania dodatkowe pole na alternatywny adres (np. adres dostawy inny niż adres siedziby),
• Domena - domena internetowa firmy klienta. Musi być unikalna w koncie - patrz Duplikaty,
• Bank i Konto bankowe - dane do rozliczeń z klientem,
• Projekt - pole widoczne, gdy w koncie są projekty i moduł Organizacja pracy pokazuje je w CRM,
• Dział - patrz Dział i dostęp,
• Łącznie zapłacone - suma wpłat klienta,
• Nabywca - inny klient wskazany jako nabywca dokumentów wystawianych temu klientowi,
• Odbiorcy - dodatkowi klienci, którzy mają dostawać kopie korespondencji,
• Opis - dłuższy opis klienta, np. ustalenia albo warunki współpracy,
• Załączniki - pliki dodane od razu przy zakładaniu klienta - przeciągnij je na pole albo wybierz z dysku. Więcej miejsc na pliki przy kliencie: Załączniki,
• Pola własne - dodatkowe pola dla klientów zdefiniowane w Polach dodatkowych (menu Toolkit), jeśli takie istnieją.

Dział i dostęp

Gdy konto ogranicza widoczność klientów po działach:

• bez roli „Widzi dane wszystkich działów” pole Dział jest wymagane i musisz wybrać jeden ze swoich działów,
• jeśli klient przy edycji ma już dział spoza Twojej listy (przypisał go ktoś inny), formularz dopisuje go do listy wyboru, żebyś widział aktualny stan i nie zmienił działu nieumyślnie,
• gdy wybierzesz w polu Osoba odpowiedzialna kogoś bez dostępu do wybranego działu, po zapisaniu zobaczysz ostrzeżenie - taka osoba nie zobaczy tego klienta ani jego e-maili, mimo że formalnie jest za niego odpowiedzialna.

Duplikaty

NIP, PESEL i domena muszą być unikalne w koncie. Próba zapisania klienta z numerem albo domeną, które ma już inny klient, kończy się błędem wskazującym istniejącego klienta - patrz Gdy coś nie działa.

Gdy coś nie działa

• „Klient o podanym NIP-ie/numerze PESEL/domenie już istnieje” - w koncie jest już klient z tym samym NIP-em, PESEL-em albo domeną. Otwórz wskazanego klienta zamiast zakładać duplikat, albo popraw wpisaną wartość,
• „musi być wybrany” przy polu Dział - bez roli „Widzi dane wszystkich działów” dział klienta jest wymagany,
• „musi być z listy działów, do których masz dostęp” - wybrany dział nie jest jednym z Twoich działów,
• Błędy pobierania danych z GUS (np. „Wprowadzono nieprawidłowy numer NIP”, „Nieudane pobranie danych z GUS”, „Numer nie występuje w rejestrze”) - sprawdź poprawność wpisanego numeru i spróbuj ponownie; jeśli błąd się powtarza, rejestr GUS może być chwilowo niedostępny.

Pełniejszy przewodnik po kolejności sprawdzania przyczyn (w tym które sprawdzenia da się wyłączyć w ustawieniach CRM): Nie da się zapisać klienta.