Gdzie to znajdziesz
Twoje ustawienia
Ta część dotyczy tylko Ciebie - każdy użytkownik ustawia ją sobie osobno, niezależnie od reszty zespołu.
Widok listy - dla klientów i dla kontaktów osobno wybierasz:
- Prosty - lżejsza lista, szybciej się ładuje,
- Zaawansowany - więcej kolumn i filtrów naraz.
Liczba rekordów na stronie - domyślnie 50, do wyboru też 10, 25, 100, 200 albo 500. Wartości 100 i wyżej system oznacza ⚠ i pokazuje przy nich ostrzeżenie - przy dużej bazie klientów taka strona może się wolniej ładować, więc zostaw mniejszą wartość, jeśli nie potrzebujesz naraz widzieć aż tylu rekordów.
Ustawienia CRM
Ta część jest wspólna dla całego konta - zmienia ją administrator, a dotyczy wszystkich użytkowników.
- Przypisuj nowego klienta do osoby, która go stworzyła - nowy klient od razu dostaje odpowiedzialnego (osobę, która go dodała), zamiast zostawać bez przypisania.
- Unikalny numer NIP w Klientach - system nie pozwala zapisać drugiego klienta z tym samym NIP-em. Wyłącz, jeśli kilku Twoich klientów świadomie dzieli jeden NIP (np. oddziały tej samej firmy).
- Unikalny numer PESEL w Klientach - jak wyżej, dla numeru PESEL. Domyślnie wyłączone.
- Unikalny e-mail w kontaktach - system nie pozwala dodać drugiego kontaktu z tym samym adresem e-mail; zamiast tego proponuje podłączenie istniejącego kontaktu do kolejnej firmy. Domyślnie włączone.
- Unikalny telefon w kontaktach - jak wyżej, dla numeru telefonu. Domyślnie wyłączone.
Numeracja interesów
W sekcji Interesy włączasz i wyłączasz automatyczną numerację oraz wybierasz jej wzorzec - pełny opis wraz z gotowymi wzorcami i znacznikami własnego wzoru: Numeracja interesów.
Liczniki
Przycisk Przelicz liczniki na górze strony przelicza od nowa liczbę klientów i kontaktów przypisanych do każdego statusu. Użyj go, jeśli po imporcie danych albo migracji liczby przy statusach na liście Statusy wyglądają na nieprawidłowe - np. status pokazuje zero klientów, choć wiesz, że jacyś do niego należą.
Statusy, lejki, kategorie, tagi i pola własne
Ze strony ustawień CRM przechodzisz też do pozostałych elementów, którymi porządkujesz bazę:
- Statusy - etapy obsługi klientów, kontaktów i interesów.
- Lejki - osobne ścieżki sprzedaży, każda ze swoim zestawem statusów.
- Kategorie - dodatkowy podział klientów, kontaktów i projektów.
- Tagi - wspólne dla całego konta, zarządzane w Organizacji → Tagi, nie tylko w CRM.
- SMS - widoczne tylko z uprawnieniem do wiadomości SMS; ewidencja wysłanych SMS-ów, gdy na koncie skonfigurowana jest integracja z SMSAPI.
- Pola własne - dodatkowe pola na kartach klienta, kontaktu i interesu, zarządzane w Polach dodatkowych, w menu Toolkit.
Uprawnienia CRM w rolach
Kto co widzi i może robić w CRM, ustala się w rolach użytkowników, nie na stronie ustawień CRM. W rolach znajdziesz osobne grupy uprawnień:
- Klienci i kontakty - dostęp do klientów przypisanych do siebie, do cudzych, do nieprzypisanych, osobno prawo edycji i osobno prawo usuwania; podobnie dla klientów z innych projektów. Osobne uprawnienie daje dostęp do kontaktów, które nie mają żadnej firmy.
- Interesy - taki sam podział jak przy klientach: własne, cudze, nieprzypisane, z innych projektów, osobno podgląd/edycja/usuwanie.
- Ustawienia CRM - dostęp administracyjny do statusów, lejków, ustawień SMS-ów i listy notatek całego konta.
Jeśli ktoś nie widzi klienta, kontaktu albo interesu, którego się spodziewa, sprawdź najpierw, czy ma odpowiednie uprawnienie w swojej roli - najczęstsza przyczyna to brak dostępu do „cudzych” albo „nieprzypisanych” rekordów.
Gdy coś nie działa
- Liczniki przy statusach albo na koncie się nie zgadzają - patrz Liczniki na liście albo karcie się nie zgadzają; Przelicz liczniki nie obejmuje liczników interesów ani tagów.
- Nie da się zapisać klienta - błąd o zduplikowanym NIP-ie, PESEL-u, domenie albo e-mailu - część tych sprawdzeń da się wyłączyć w sekcji Ustawienia CRM powyżej, patrz Nie da się zapisać klienta.
- Pole numeru interesu jest wyszarzone - na koncie włączona jest automatyczna numeracja, patrz Pole numeru interesu jest wyszarzone.