Krótkie zasady, które oszczędzają czas przy pracy z telefonią.
Gdzie to znajdziesz
Jeden numer VoIP na dział/linię
Zamiast jednego wspólnego numeru dla całej firmy, warto mieć osobny numer VoIP na każdą linię (sprzedaż, wsparcie, infolinia) - łatwiej wtedy filtrować listę połączeń i budować raporty per dział.
Opisuj rozmowę od razu po zakończeniu
Pole Opis na karcie połączenia traci wartość, im później zostanie uzupełnione - szczegóły ustaleń umykają. Filtr Bez opisu na liście pomaga znaleźć zaległości pod koniec dnia.
Trzymaj numery klientów w jednym formacie w CRM
Dopasowanie rozmowy do klienta działa po numerze telefonu zapisanym w CRM - niespójne formaty (ze spacjami, bez kierunkowego, z myślnikami) powodują, że część rozmów zostaje bez przypisanego klienta mimo poprawnego numeru.
Porządek w tagach
Tagi na rozmowach współdzieli słownik tagów z resztą systemu - warto ustalić w zespole niewielki, powtarzalny zestaw tagów (np. „sprzedaż”, „reklamacja”, „pytanie”) zamiast wpisywania za każdym razem nowej etykiety - inaczej filtrowanie po tagach traci sens.
Ustaw alert na nieodebrane bez oddzwonienia
Reguła automatyzacji z Oddzwanianie na nieodebrane kosztuje kilka minut konfiguracji, a chroni przed zapomnianym klientem - szczególnie ważne przy większej liczbie połączeń dziennie.
Włącz automatyczną transkrypcję tam, gdzie nagrania są regułą
Jeśli firma i tak nagrywa większość rozmów (patrz Nagrania i transkrypcja), włączenie automatycznej transkrypcji oszczędza ręczne klikanie przycisku przy każdej rozmowie z osobna.