Moment akcji

Moment akcji to pierwsze pole formularza automatyzacji. Od niego zależą pozostałe pola sekcji Warunki uruchomienia (jeśli…) - każdy moment pyta o co innego.

Akcja natychmiastowa

Automatyzacja rusza w chwili, gdy coś dzieje się z rekordem. Wybierasz:

• Model - rodzaj rekordu: zadanie, projekt, klient, interes, ticket, wypełniony formularz, mail, faktura i inne,
• Zdarzenie - utworzenie, zmiana, utworzenie lub zmiana, usunięcie, a przy mailach odebranie i wysłanie.

Utworzenie lub zmiana łapie oba momenty jedną automatyzacją. Warunek „status zmieniono na X” jest wtedy spełniony także przy założeniu rekordu od razu z tym statusem - przy samej zmianie nowy rekord by go ominął.

Uwaga na pola, które wypełniają się chwilę po utworzeniu rekordu: tagi klienta, status połączenia z centrali, powiązania zapisywane po zapisie rekordu. W chwili utworzenia są jeszcze puste, więc warunek po nich nie przejdzie. W takich przypadkach sprawdza się akcja opóźniona o kilka minut po utworzeniu.

Akcja cykliczna

Automatyzacja rusza według Harmonogramu, np. codziennie o 7:00 albo w każdy poniedziałek. Harmonogram wybiera się z list (co ile minut, co godzinę, codziennie, co tydzień, co miesiąc i o której), a tryb Zaawansowane przyjmuje wyrażenie cron wprost, np. 0 7 * * 1-5 - w dni robocze o 7:00.

Akcja cykliczna nie dotyczy konkretnego rekordu, więc pasuje do akcji „globalnych”: uruchomienia flow, importu klientów z bufora, powiadomienia o stałej porze. Żeby coś zrobić z każdym rekordem spełniającym warunek, wybierz wyszukiwanie po filtrze.

Akcja opóźniona

Automatyzacja rusza określony czas przed datą z rekordu albo po niej. Ustawiasz:

• Ile i Jednostka (minut, godzin, dni) oraz po albo przed,
• Pole daty rekordu - np. data utworzenia, termin zadania, data końca umowy albo pole dodatkowe typu data.

Przykłady: 3 dni po utworzeniu klienta - mail z poradami, 24 godziny przed terminem zadania - przypomnienie, 30 dni przed końcem umowy - zadanie „zadzwoń w sprawie przedłużenia”. Automatyzacja nie zmienia daty rekordu, tylko liczy od niej czas.

Jak to działa w praktyce:

• System sprawdza rekordy cyklicznie: co 5 minut, gdy przesunięcie jest krótsze niż godzina, co 15 minut przy przesunięciu krótszym niż doba i co 30 minut przy dłuższych. Akcja może więc wykonać się kilka lub kilkanaście minut po wyliczonym momencie.
• Warunki są sprawdzane na aktualnym stanie rekordu w chwili, gdy przyszedł jego czas. Mail „3 dni po utworzeniu, jeśli klient nie ma opiekuna” nie wyjdzie do klienta, któremu w międzyczasie przypisano opiekuna.
• Każdy rekord dostaje akcje tylko raz.
• Domyślnie automatyzacja obsługuje tylko rekordy, których czas przyszedł po jej utworzeniu. Nowa automatyzacja „3 dni po utworzeniu klienta” nie wyśle więc od razu maili do wszystkich klientów z ostatnich dni.

Zaległe rekordy (pole Wykonaj też na rekordach dojrzałych przed utworzeniem reguły) zmienia to zachowanie: automatyzacja od razu nadrabia rekordy, których czas minął w ciągu ostatnich 7 dni. Starszych nie obsłuży nigdy.

Sekwencja kilku kroków, np. mail po 3 dniach i drugi po 7, to osobna automatyzacja na każdy krok. Przykład w Zastosowaniach.

Wyszukiwanie po filtrze

Według Harmonogramu system uruchamia Zapisany filtr i wykonuje akcje na każdym znalezionym rekordzie. Formularz od razu pokazuje, ile rekordów filtr znajduje teraz, a link Zarządzaj filtrami prowadzi do zapisanych wyszukiwań (pomoc modułu Toolkit).

• Każdy rekord dostaje akcje tylko raz - kolejne przebiegi pomijają już obsłużone.
• Powtórz po (dni): puste znaczy „raz na zawsze”. Wpisanie np. 7 sprawia, że rekord, który nadal pasuje do filtra, dostanie akcje ponownie po tygodniu.
• Tylko przy tym momencie działa akcja Zbiorczy raport (digest) - jeden raport z listą wszystkich wyników zamiast akcji na każdym rekordzie.

Filtr pozwala na więcej niż warunki automatyzacji: te same pola wyszukiwania co na liście rekordów. Przykład w cotygodniowym raporcie.

Godziny działania i weekendy

• Wykonuj tylko w godzinach (akcja natychmiastowa i opóźniona) - godziny w strefie czasowej konta. Akcja natychmiastowa poza tymi godzinami jest pomijana (w logu powód outside_hours). Akcja opóźniona czeka i wykonuje się w najbliższym oknie.
• Pomijaj weekendy - „Nie wykonuj w soboty i niedziele”. Tak samo: akcja natychmiastowa w weekend jest pomijana (powód weekend), a opóźniona wykona się w poniedziałek.

Przy akcji cyklicznej i wyszukiwaniu po filtrze tych opcji nie ma - porę wyznacza tam harmonogram.