E-teczki – czy warto?
Dokumentacja pracownicza, nazywana także teczkami pracowniczymi, to zbiór dokumentów dotyczących każdego pracownika. Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może zdecydować o formie, w jakiej chce ją prowadzić i przechowywać, wybierając pomiędzy formą papierową i elektroniczną.
Po przeczytaniu tego artykułu dowiesz się:
- czym jest dokumentacja pracownicza i co się na nią składa;
- co grozi pracodawcy, który nie prowadzi takiej dokumentacji lub prowadzi ją w nieodpowiedni sposób;
- jak powinna być prowadzona dokumentacja pracownicza;
- jak powinna być przechowywana dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej;
Na dokumentację pracowniczą składają się zarówno akta osobowe, jak i dokumentacja związana ze stosunkiem pracy.
Akta osobowe
Pierwsze z nich – akta osobowe – muszą składać się z czterech części:
- część A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
- część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
- część C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
- część D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Wszystkie te oświadczenia i dokumenty muszą znajdować się w poszczególnych częściach Akt Osobowych pracownika i być przechowywane w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.
Pracodawca powinien przechowywać w aktach osobowych pracownika prowadzonych w postaci papierowej odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonych dokumentów.
Do obowiązków pracodawcy należy również prowadzenie oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy
Drugi z elementów dokumentacji pracowniczej to dokumentacja związana ze stosunkiem pracy, na którą składają się:
- dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;
- dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
- karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
- karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Jak zmienić dokumentację pracowniczą z papierowej na elektroniczną?
Należy:
- sporządzić odwzorowanie cyfrowe (np. skan);
- opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczątką elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającymi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.
Dokumenty przygotowane w taki sposób mogą być przechowywane w systemie teleinformatycznym, który powinien spełniać określone wymagania.
Jak należy przechowywać elektroniczną dokumentację pracowniczą?
Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej rządzi się swoimi prawami. Co musi zostać zapewnione przez system teleinformatyczny?
- zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
- integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
- stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
- identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
- skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych;
- wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji;
- funkcjonalność wydruku dokumentacji.
Co oferuje WorkInfo?
WorkInfo oferuje:
- moduł dla pracodawców Oko na pracę wspomagający nadzór nad obowiązkami wykonywanymi przez zespół;
- moduł dla pracowników Zadaniomierz, który ma ułatwić zarządzanie zadaniami, wyznaczanie priorytetów oraz kontrolę czasu spędzonego w pracy;
- E-teczki, dzięki którym dokumentacja pracowników będzie zgromadzona w jednym miejscu w systemie.
Wszystkie informacje na ten temat i opis poszczególnych modułów znajdziesz również na naszej stronie internetowej. Zapraszamy!
Podziel się artykułem