E-teczki – czy warto?

Dokumentacja pracownicza, nazywana także teczkami pracowniczymi, to zbiór dokumentów dotyczących każdego pracownika. Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może zdecydować o formie, w jakiej chce ją prowadzić i przechowywać, wybierając pomiędzy formą papierową i elektroniczną.


Po przeczytaniu tego artykułu dowiesz się:

  • czym jest dokumentacja pracownicza i co się na nią składa;
  • co grozi pracodawcy, który nie prowadzi takiej dokumentacji lub prowadzi ją w nieodpowiedni sposób;
  • jak powinna być prowadzona dokumentacja pracownicza;
  • jak powinna być przechowywana dokumentacja pracownicza w formie elektronicznej;

Na dokumentację pracowniczą składają się zarówno akta osobowe, jak i dokumentacja związana ze stosunkiem pracy.

Akta osobowe

Pierwsze z nich – akta osobowe – muszą składać się z czterech części:

  • część A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;
  • część B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
  • część C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
  • część D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Wszystkie te oświadczenia i dokumenty muszą znajdować się w poszczególnych częściach Akt Osobowych pracownika i być przechowywane w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.

 

Pracodawca powinien przechowywać w aktach osobowych pracownika prowadzonych w postaci papierowej odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonych dokumentów.

 

Do obowiązków pracodawcy należy również prowadzenie oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

 


Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy

 

Drugi z elementów dokumentacji pracowniczej to dokumentacja związana ze stosunkiem pracy, na którą składają się:

  1. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy;
  2. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;
  3. karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych;
  4. karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.


 


Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może zdecydować o formie, w jakiej chce ją prowadzić i przechowywać, wybierając pomiędzy papierową i elektroniczną oraz zmienić ją z jednej na drugą, przy czym zobowiązany jest wtedy do poinformowania swoich pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji i o możliwości odbioru poprzedniej formy w terminie 30 dni od dnia przekazania komunikatu.

Jak zmienić dokumentację pracowniczą z papierowej na elektroniczną?

Należy:

  • sporządzić odwzorowanie cyfrowe (np. skan);
  • opatrzyć je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczątką elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającymi zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Dokumenty przygotowane w taki sposób mogą być przechowywane w systemie teleinformatycznym, który powinien spełniać określone wymagania.


Jak należy przechowywać elektroniczną dokumentację pracowniczą?

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w postaci elektronicznej rządzi się swoimi prawami. Co musi zostać zapewnione przez system teleinformatyczny?

  • zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;
  • integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;
  • stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;
  • identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;
  • skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych;
  • wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji;
  • funkcjonalność wydruku dokumentacji.


Co oferuje WorkInfo?


WorkInfo oferuje:

  • moduł dla pracodawców Oko na pracę wspomagający nadzór nad obowiązkami wykonywanymi przez zespół;
  • moduł dla pracowników Zadaniomierzktóry ma ułatwić zarządzanie zadaniami, wyznaczanie priorytetów oraz kontrolę czasu spędzonego w pracy;
  • E-teczki, dzięki którym dokumentacja pracowników będzie zgromadzona w jednym miejscu w systemie. 

Wszystkie informacje na ten temat i opis poszczególnych modułów znajdziesz również na naszej stronie internetowej. Zapraszamy!